e-Arşiv Faturası Nedir?
e-Arşiv faturası bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-Arşiv uygulaması aracılığı ile oluşturup müşterinize iletebilirsiniz.
Firmaların bireysel müşterilerinin bildirdikleri herhangi bir mail adresine PDF formatında fatura göndermeleri ve 2. nüshasını Elektronik Fatura (UBL) formatında saklamaları anlamına gelir.
E-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın; 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır.
e-Arşiv’in e-Fatura’dan Farkı Nedir?
Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılmaktadır. Temelde bu iki fatura şu şekilde ayrılabilir:
* e-Fatura’yı, e-Fatura kullanıcısı olan müşterinize,
* e-Arşiv’i, e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz.
Örneğin; e-Fatura’ya geçmemiş bir tüzel kişiye ya da son kullanıcınıza e-Arşiv gönderirsiniz.
E-arşiv Fatura Avantajları
Kağıt fatura sıfırlama nedeniyle fatura basım gönderim masraflarının ortadan kalkması
Elektronik ortamda arşivleme olanağı ile arşivleme maliyetlerinde azalma ve belgelere hızlı erişim
Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı
Elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı
Uluslararası standartlara uyum
Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar
Kağıt tasarrufu sayesinden çevrenin korunmasına katkı
e-Fatura (Elektronik Fatura) Nedir?
e-Fatura, Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada bulunması gereken tüm bilgileri barındıran kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip elektronik belgedir.e-Fatura Kapsamı 2014 yılı ve devam eden yıllarda brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, bir sonraki yıl hesap döneminin başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçmelidir. 2016 yılı ve devam eden yıllarda mükellefiyet tesis ettirenler, mükellefiyet tesis ettirdikleri tarih ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde, izleyen hesap döneminden sonraki hesap dönemi başından itibaren e-Fatura uygulamasına tabi olurlar.
e-Fatura’nın Avantaj ve Üstünlükleri
Fatura maliyetini düşürür,
Harcanan işgücünü azaltır,
Fatura sürecini kısaltır, nakit akışını hızlandırır,
Fatura baskı sürecinden kurtarır,
Faturaları fiziksel koşullardan korur,
Faturaların dijital ortamda güvenli, kolay ve hızlı bir şekilde gönderilmesini sağlar,
Ticari fatura itiraz süreçlerini kolaylaştırır,
Kağıt tasarrufu sayesinde de doğa dostu olarak, e-Dönüşüm’de hızınıza hız katar.
e-Fatura (Elektronik Fatura) Mükelleflerinin Çalışabilecekleri Yöntemler
Mükelleflerin öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (KamuSM) mali mühür başvurusu yapmaları gerekmektedir. Sonrasında ise aşağıdaki yöntemlerden birini seçerek elektronik ortamda fatura düzenlemeye başlayabilirler.
GİB (Portal)
e-Fatura mükellefleri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Portal uygulamasını ücretsiz olarak kullanarak e-Fatura düzenleyebilirler.
Özel Entegratör (Portal, Konnektör, Web Servis)
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetki ve izin almış Özel Entegratörler aracılığıyla e-Fatura geçişi sağlanabilir. Özel Entegratörler’in de Portal, Konnektör ve Entegrasyon olmak üzere 3 ayrı yöntemi vardır.
Portal: Yılda en fazla 6000 adet gelen/giden fatura adedine sahip mükelleflerin kullanabileceği yöntemdir.
Mükellefin kullandığı muhasebe programının (ERP) önemi yoktur. Faturalar manuel oluşturulup kesilerek, muhasebe programına da yine manuel olarak işlenir.
Konnektör: Muhasebe programında yer alan alanlar doğrultusunda sorgular (kodlar) yazılarak elde edilen ara bir yazılımdır.
Muhasebe programlarıyla uyumlu çalışabildikleri gibi içerisinde yer alan Fatura Oluşturma alanından da kolaylıkla faturalar oluşturulmasını sağlayarak bağımsız da çalışabilmektedir. Muhasebe programında verilerin çekilmesini sağlayarak faturaların tekli veya toplu gönderimini gerçekleştirir.
Entegrasyon: Muhasebe programlarıyla gerekli yazılımsal süreç (Entegrasyon) tamamlandıktan sonra muhasebe programının içerisinden fatura gönderilebilen yöntemdir.
e-Fatura’nın Düzenlenmesi
Yukarıda bahsedilen yöntemlerden biri seçildikten sonra da, elektronik ortamda faturalar oluşturularak gönderilmeye başlanırken kağıt fatura kesimine son verilmiş olur.
e-Fatura (Elektronik Fatura) sadece e-Fatura kullanıcısına düzenlenebilir.
Eğer alıcı e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura kullanıcı değilse ve gönderici de sadece e-Fatura kullanıcısı ise kağıt fatura düzenlemek zorundadır.
Kullanılan sistem içerisinden, müşteri bilgileri, fatura bilgileri ve satışı gerçekleşen ürün veya hizmetlerin kalemleri oluşturularak alıcıya iletilmek üzere gönderilir.
Gönderilen e-Fatura’lar, ilk olarak GİB sistemine düşerek oradan alıcıya ulaşır.
e-Fatura’ların gelişi de yine aynı şekilde GİB aracılığıyla gerçekleşir.
Temel ve Ticari Fatura olmak üzere ikiye ayrılırlar.
Hizmetin Sonuçları
Kağıt faturalar ve birlikte gönderilecek zarfların matbaadan basılma maliyetleri fatura ve zarf başına birim fiyatlardan hesaplanmaktadır. Bunlarla birlikte yazıcı ve kartuş maliyetinin de eklenmesi gerekmektedir.
Gönderilecek faturaların kopyalarının yazıcıdan çıkarılması, her kopyanın kaşelenip ve imzalanması ve müşteriye gönderilmek üzere zarfa yerleştirilerek kargoya verilmesi gerekmektedir.
Bunların yanında tahsilat süreçlerinin uzamasıyla birlikte, para kazanmak için yapılan satışlardan elde edilen kazancın kazanılması uzun sürelerde gerçekleşmektedir.
Kısacası yukarıdaki paragraflarda bahsedilen, fatura kesip göndermek için gereken süreçler hem maddi olarak zarar hem de zaman kaybı demektir. e-Fatura’ya geçiş ile her iki türlü kazanç elde edilmektedir.
